Como a Wilson Sons conseguiu zerar os erros e atrasos em notas fiscais e escriturações


Empresa: Wilson Sons


Área de impacto: Fiscal e Contábil


Principais tecnologias utilizadas: Plataforma No-code


No agitado cenário do mercado brasileiro de logística portuária e marítima, um nome se destaca como um verdadeiro líder do setor — Wilson Sons.


Como um dos principais fornecedores de apoio marítimo offshore às atividades de exploração e produção de óleo e gás no Brasil, a empresa enfrentava desafios para manter em dia o grande volume de emissão de notas fiscais e escriturações.

As limitações do processo manual

Antes de adotar o Smarthis Hub, a Wilson Sons enfrentava diversas dificuldades em seu processo de emissão de notas e escrituração, que eram feitos de forma inteiramente manual.

Essa abordagem resultava em inúmeros contratempos para a empresa, pois não possuía um especialista dedicado a essa função e contava com um sistema, que frequentemente gerava notas com erros.

Esses problemas causavam atrasos prolongados e acúmulo de tarefas, resultando em três anos de registros pendentes. Como consequência, a empresa estava sujeita a sofrer penalidades do Departamento de Receita Municipal devido ao atraso na escrituração.

Por que o Smarthis Hub? 

Por que o Smarthis Hub? Em busca de uma solução eficaz, com melhor relação custo-benefício e que possibilitasse a eliminação de erros e atrasos, a Wilson encontrou no Smarthis Hub um aliado indispensável, garantindo com a adesão:


Baixo custo de aquisição


Implantação simples e rápida, que facilita a aceitação e o engajamento interno


Sistema descomplicado, para que a equipe interaja sem dificuldades


Metodologia confiável quanto à segurança de dados


Possibilidade de integração via API


Automação e conformidade 

Com a implementação do Smarthis Hub, a Wilson Sons conseguiu automatizar não apenas a emissão de notas, mas também a escrituração de um impressionante volume de documentos fiscais, deixando todos os registros pendentes em conformidade

Os obstáculos manuais que antes atrapalhavam a Wilson foram eliminados, de forma automática e descomplicada.  

Agora, para a emissão das notas fiscais, o Smarthis Hub acessa o site da Sefaz, coleta as informações necessárias da planilha disponibilizada pela Wilson e emite as notas automaticamente, realizando ações em massa e permitindo a reutilização de dados pré-cadastrados para emitir ou agendar as emissões com agilidade.  

Isso garante que as notas estejam livres de erros e sejam enviadas dentro do prazo estabelecido. 

O fluxo de escrituração automatizado é um processo ágil e otimizado. Primeiramente, as informações necessárias são coletadas do livro fiscal, associado ao Registro de Pagamento (RP). Esses dados são então enviados para o Smarthis Hub, que efetua a escrituração com base nessas informações de forma automática.  

O Hub age como um intermediário inteligente, inserindo as informações nos respectivos sites das prefeituras de forma automatizada, o que permitiu colocar rapidamente em dia todas as escriturações pendentes, garantindo uma contabilidade atualizada e organizada. 

As soluções implementadas foram de grande relevância para a Wilson Sons, uma vez que sua construção ocorreu de maneira personalizada, sendo adaptada de acordo com suas necessidades específicas. Isso desempenhou um papel crucial no sucesso da execução, pois a empresa atua em diversos municípios, o que exige um conhecimento aprofundado das particularidades fiscais de cada localidade. 

Benefícios e resultados alcançados com as soluções da Smarthis

1. Regularização de todas as notas e escriturações pendentes

2. Prevenção de multas e suspensão de atividades

3. Redução de custos com novas contratações e treinamento

4. Economia de tempo e aumento da eficiência operacional

5. Redução do trabalho manual e eliminação de erros

Os resultados alcançados pela Wilson Sons desde a implementação da solução da Smarthis foram notáveis. A empresa conseguiu zerar os erros e atrasos na emissão de notas fiscais e escriturações, evitando multas e garantindo a conformidade com a legislação fiscal.  

A automação do processo também reduziu significativamente o tempo e os custos envolvidos na emissão dos documentos. Hoje, a empresa consegue emitir mensalmente +2000 escriturações e +500 notas fiscais. 

“Com o nosso sistema interno, as notas e escriturações eram emitidas com bastante erros e atrasos. Assim que passamos a utilizar a plataforma SaaS do Smarthis Hub, conseguimos eliminar completamente essa falha, além de aumentar o número de emissões desde o primeiro mês.” — Gilmar Estolano, Coordenador Fiscal na WSUT  

Um benefício adicional da parceria com a Smarthis foi a praticidade e segurança oferecidas pela plataforma. A equipe da Wilson Sons Offshore encontrou uma solução descomplicada e de fácil interação.  

O sistema intuitivo e a interface amigável da plataforma permitem que os funcionários da empresa utilizem a ferramenta sem dificuldades, eliminando preocupações com treinamentos complexos e longos períodos de adaptação. 

A segurança dos dados também é uma preocupação fundamental para a Wilson. Ao adotar a plataforma Smarthis Hub, a empresa obteve a garantia de que seus dados estão criptografados e protegidos de forma que somente eles possuem acesso. 

Quanto à implantação da plataforma, tudo ocorreu de modo simples e rápido. A equipe da Wilson Sons Offshore recebeu todo o suporte necessário da Smarthis, o que contribuiu para uma transição tranquila e sem impactos significativos nas operações diárias da empresa.  

Se você também busca uma solução prática, eficiente e segura para a gestão contábil, fiscal e financeira da sua empresa, entre em contato conosco e descubra como o Smarthis Hub pode impulsionar o sucesso do seu negócio!